Die 'Kommunaldatenbank' entspricht technisch dem Vorarlberger Landtagsinformationssystem (LIS). Dessen Hersteller AGI - Information Management Consultants gab die Ausarbeitung einer Vergleichsstudie in Auftrag. worin dieses System mit 15 anderen Online Systemen, unter anderem mit dem System des Wiener Landtages, verglichen wird. Neben der Einordnungsmöglichkeit des Landtagsinformationssystems beziehungsweise der Kommunaldatenbank in einen nationalen und internationalen Zusammenhang gibt die Studie auch einen Überblick über die wichtigsten Eigenschaften dieses Systems.
Fußend auf dieser technischen Grundlage verfolgt die Kommunaldatenbank den informationpolitischen und informationskommunikativen Zweck der Verfügbarkeit zentraler öffentlicher Kommunaldokumente für die Gemeindeverwaltungen und darüber hinaus für eine interessierte Öffentlichkeit - es war naheliegend, hierfür ein Datenbanksystems zu verwenden, welches sich auf Landesebene bewährt.
Das Konzept lässt sich als Auslagerung eines Teiles der Datenverarbeitung an einen gewerblichen Dienstleister beschreiben, welchem die Aufgabe zukommt, die übermittelten Daten in das System einzuarbeiten. Durch die zentrale Einarbeitung der Daten kann in gemeindeübergreifender Betrachtung eine Datenstimmigkeit erreicht werden, wie sie im Falle einer dezentralisiert erfolgenden Sachbearbeitung in den einzelnen Gemeinden kaum erzielbar sein dürfte; zudem fallen für die Mitgliedsgemeinden keine Personalkosten an.
Die im Zuge des Datenimports erfolgende nähere Beschreibung der Daten mittels Verschlagwortung und Hinzufügung von Metainformation erlaubt eine filternde Recherche über die Datenbankabfragemaske. Unter Beiziehung von Thessauri (Wörterbüchern) werden als Treffer der Suche auch Dokumente gefunden, die nicht das Suchwort, sondern Synonyme davon enthalten, was die Findquote interessanter Texte erhöht. Neben einer schlagwortbasierten Suche steht im Bereich der Textsorte "Gemeindevertretungsprotokoll" ausserdem eine Suchmöglichkeit nach Sachgebieten zur Verfügung, welche gemäß des Grazer'schen Einheitsaktenplanes eingeteilt sind. Also lassen sich über Anhäkelung z.B. des Punktes 0500 "Gesundheit" oder des Unterpunktes z.B. 0510 "Gesundheitsdienst" ohne Eingabe eines Suchwortes alle entsprechenden Tagesordnungspunkt-Texte einer bestimmten Gemeinde/einer bestimmten Talschaft/aller Gemeinden ausgeben.
Materialien
a) Untersuchung über Parlamentsinformationssysteme von Gerhard Pelzmann, Marco Bieder, Franz Oswald Schranz und Barbara Krumpas (Masterstudiengang Angewandtes Wissensmanagement, Fachhochschulstudiengänge Burgenland Ges.m.b.H.)
b) Kurzanleitung zur 'Kommunaldatenbank' von Georg Bals (Gemeindesekretär Hittisau)
