Die Suche ist als Volltextsuche aller im Namen der Dokumente und im Text der Dokumente vorkommenden oder im Zuge der Verschlag­wortung vergebenen Wörter konzipiert. Es ist ohne Bedeutung, ob die Suchwörter groß oder klein geschrieben werden.

Der Dokumente-Name hat grundsätzlich die Form: JJJJMMTT_Textsorte+Nummer z.B. 19350128_GVE011 (11. Sitzung der Gemeindevertretung am 28.01.1935).

Das Schlagwort gve001 führt zur Auflistung aller ersten bzw. konstituierenden Sitzungen einer Gemeinde-Sitzungsperiode. Die Eingabe von ltp01 (Land­tags­periode 1) führt zur Auflistung aller Landtags-Dokumente des Zeitraumes 1860-1866. Unter lts001 (lts=Landtagssitzung) werden alle ersten Land­tags­sitzungen aufgelistet. Die Kombination
lts001 ltp01 bzw. ltp01 lts001 gibt die ersten Landtagssitzungen der ersten Landtagsperiode aus. Mit ltb0 werden alle Landtagsbeilagen (Regierungsvorlagen, Ausschussanträge, Rechen­schafts­berichte usw.) aller Landtagsperioden gefunden, mit ltb0001 jeweils die 1. Beilage jedes Jahrgangs. Auf Gemeindeebene findet man auf Grund entsprechender Verschlagwortung alle Gemeindevertretungsprotokolle einer bestimmten Gemeinde auch ohne Auswahl von "GVE-Protokolle", indem man gemeindename+vertretung eingibt, also fraxernvertretung, vandansvertretung usw.

Neben der Einzelwortsuche z.B. Regionalplanungsgemeinschaft ist eine UND-Verknüpfung mehrerer Worte möglich z.B. bergbau silber oder die Phrasensuche, wobei genau die zwischen Anführungszeichen gestellte Zeichenfolge gefunden wird, z.B. "Regio im Walgau".

In der Trefferliste kann man per Klick auf den blauen Kreis die Textvorschau aufklappen und findet darin die Suchbegriffe farbig hervorgehoben. Die Suche innerhalb der einzelnen geöffneten Textfelder kann erfolgen, indem (mit strg+F oder ähnlich) die Browsersuche aktiviert und dort nochmals das Suchwort eingegeben wird bzw. einfach per Scrollen oder über die Randlaufleiste.

Der Unterstrich „_“ als Filterkriterium dient dem raschen Auffinden von Dokumente-Klassen, wo er im Dateinamen und/oder in den Schlagwörtern enthalten ist, wobei er eine Zeichenfolge einleitet und/oder umschließt. Wer zB nach „_GVE“ sucht, bekommt alle Gemeindevertretungsprotokolle aufgelistet; unter „_vo_“ werden „Verordnungen“, unter _bb_ ggf. „Buchungsbelege“ gefunden usw.