Die Nachrichten bilden eine publizistische Plattform aus vier Rubriken, wovon zwei untergliedert sind. Mitgliedergemeinen können Beiträge, Leser Briefe veröffentlichen (lassen). Mitglieder werden von der Startseite aus nach Anmeldung in ihren eigenen, geschützten Bereich weitergeleitet, in dem sie per Volltextsuche im jeweiligen vertraulichen Dokumentenbestand recherchieren können.

Die Kommunaldatenbank enthält schwerpunktmäßig die öffentlichen Dokumente der Gemeinden und Regionen, die nach dem Ende des Zweiten Weltkrieges angefertigt wurden; daneben auch ältere Dokumente und Quellen. Sie beruht auf den gleichen technischen Grundlagen wie das Vorarlberger LandtagsInformationssystem (LIS). Ihre Raffinesse infolge detaillierter Indizierung besteht erstens in einer zentralen Volltextsuche, welche neben weiteren Auswahlmöglichkeiten Gelegenheit bietet, die Recherche entweder auf einzelne Gemeinden zu konzentrieren, eine bestimmte Regionen herauszufiltern oder alle Gemeinden darin einzubeziehen, zweitens in der feingliedrigen Strukturierung - im Fall der Suche innerhalb der Textsorte 'Gemeindevertretungsprotokolle' werden in der Trefferliste als Dokumente die relevanten Tagesordnungspunkte ausgegeben - und drittens in der Möglichkeit thematischer Suche unter Einbeziehung des Einheitsaktenplanes. Die genaue Handhabung des Systems erläutert der in der Kommunaldatenbank integrierte "Hilfe"-Benutzerleitfaden. Die Kommunaldatenbank kann unter der Domäne www.gemeindedokumentation.at als alleinstehende Anwendung erreicht werden, wo ihre Benutzermaske auf der gesamten Bildschirmbreite darstellbar ist. Die Einpflegung der Dokumente erfolgt zentralen Orts, so daß den Gemeinden, welche die Dokumente zur Verfügung stellen, kein Bearbeitungsaufwand erwächst.

Im kommunalen Alltag wandern jene Dokumente, welche die Gemeindeverwaltungen nicht mehr (oft) benötigen, in das Gemeindearchiv. Während die älteren Bestände des Gemeindearchivs durchwegs in Papier vorliegen, produzieren die Gemeindeverwaltungen ihre Dokumente seit den 1990er Jahren elektronisch, zumeist in den allgemein bekannten "office"-Formaten txt, rtf, doc, excel sowie in pdf. Weiters läßt ein Teil der Gemeinden Kernbereiche seiner papiernen Archivbestände digitalisieren, also in ein maschinenlesbares Textformat umwandeln, um in den Genuß einer raschen und systematischen Suche zu kommen. Andererseits werden elektronische Dokumente für den Alltagsgebrauch und/oder zur Archivierung nach wie vor in Papier ausgedruckt. Diese doppelte Form der Archivierung ist teils in der Rechtslage begründet (eine Frage der rechtlichen Gleichstellung von papierenen und elektronischen Dokumenten, Stichwort: "elektronischer Akt"), teils ergibt sie sich aus dem praktischen Umgang (Gewohnheiten, Fragen der Handlichkeit, Weitergabe in Papierform, Haltbarkeit des Materials). Der näheren Erörterung solcher Fragen bedarf es an dieser Stelle nicht, weil Themen wie die 'digitale Signatur' und dergleichen für diesen Zweck ohne Belang sind.

Mit dem "Gemeindearchiv" erhält jede Mitgliedsgemeinde und Region Raum zur Präsentation und Ablage von Archivalien. Diese öffentlich zugänglichen Bereiche können vom jeweiligen Gemeindearchivar selbsttätig verwaltet werden. Es wird dem Leitgedanken, eine gemeindeübergreifende Recherche zur Verfügung zu stellen, auch hier Rechnung getragen.

Interessante digitale oder zu digitalisierende Bild-, Ton- und Filmdokumente werden auch von privater Seite unter namentlicher Nennung des Gebers gerne entgegengenommen. Sollten Sie im Besitz solcher Materialien sein, können Sie diese an kontakt(at)gemeindearchiv(dot)at senden oder Sie wenden sich mit dem Wunsch nach entsprechender Publikation an Ihre Gemeinde.